Staff Tata Usaha : Gaji, Skill yang Diperlukan, dan Tugas Tanggung Jawabnya

Penggunaan teknologi digital semakin marak di berbagai aspek pekerjaan, termasuk dalam administrasi perkantoran. Hal ini menuntut Staff TU untuk melek teknologi dan mampu menggunakan berbagai aplikasi dan software yang relevant dengan pekerjaan mereka, seperti Microsoft Office, database, dan project management tools.

Pengertian Staff Tata Usaha

Staff Tata Usaha (TU) adalah sebutan bagi seseorang yang bekerja di bidang administrasi perkantoran. Mereka bertanggung jawab untuk menyelenggarakan berbagai tugas administratif untuk memastikan operasional kantor berjalan dengan lancar.

Tugas dan Tanggung Jawab Staff Tata Usaha

Tanggung jawab umum Staff Tata Usaha meliputi:

1. Menyusun dan memelihara dokumen

   Seperti surat-menyurat, laporan, arsip, dan filing.

2. Mengatur jadwal dan mengatur pertemuan

   Menjadwalkan meeting, membuat undangan rapat, dan mengatur pemesanan ruang meeting.

3. Mengelola keuangan kantor

   Seperti petty cash, pengarsipan nota pembelian, dan kasbon.

4. Menerima tamu dan mengalihkan panggilan telepon

   Menyambut tamu yang datang ke kantor, dan menjawab dan menyambungkan panggilan telepon.

5. Menyiapkan perlengkapan kantor

   Memastikan ketersediaan alat tulis kantor, air mineral, dan kebutuhan operasional lainnya.

6. Membuat laporan administrasi

   Seperti laporan penggunaan telepon, laporan absensi karyawan, dan laporan penggunaan ruang meeting.

Latar Belakang Pendidikan Staff Tata Usaha

Beberapa jurusan yang relevan dengan profesi ini adalah:

1. Administrasi Bisnis

   Jurusan ini memberikan pengetahuan tentang dasar-dasar bisnis, seperti administrasi perkantoran, manajemen keuangan, dan komunikasi bisnis.

2. Perkantoran

   Jurusan ini memberikan pengetahuan dan keterampilan khusus dalam bidang administrasi perkantoran, seperti pengelolaan dokumen, korespondensi, dan tata kelola kantor.

3. Informatika

   Jurusan ini memberikan pengetahuan dan keterampilan tentang teknologi informasi dan komunikasi (TIK), yang bermanfaat bagi Staff TU untuk menggunakan berbagai aplikasi dan software yang relevant dengan pekerjaan mereka.

4. Bahasa

   Jurusan ini memberikan pengetahuan dan keterampilan tentang bahasa, baik bahasa Indonesia maupun bahasa asing, yang penting untuk komunikasi dan korespondensi dalam pekerjaan.

Skill yang Harus Dimiliki Staff Tata Usaha

Staff Tata Usaha (TU) memegang peranan penting dalam menjalankan operasional kantor dengan lancar. Untuk berhasil dalam profesi ini, ada beberapa skill atau keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang Staff TU. Berikut adalah beberapa diantaranya:

1. Keterampilan komputer

   Keterampilan ini mutlak diperlukan karena sebagian besar tugas Staff TU saat ini menggunakan aplikasi dan software seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) untuk pembuatan dokumen, laporan, dan presentasi. Aplikasi email untuk komunikasi internal dan eksternal. Software database untuk pengelolaan data dan informasi kantor.

2. Keterampilan mengetik

   Kecepatan dan ketepatan dalam mengetik dibutuhkan untuk menyusun dokumen, laporan, dan berbagai korespondensi lainnya.

3. Keterampilan komunikasi

   Staff TU harus mampu berkomunikasi secara efektif baik secara lisan maupun tertulis. Mereka harus dapat menyampaikan informasi dengan jelas, ringkas, dan mudah dimengerti. Selain itu, mereka juga harus mampu mendengarkan dengan baik dan memahami instruksi atau permintaan yang diberikan.

4. Keterampilan interpersonal

   Staff TU harus mampu bekerja sama dengan orang lain dari berbagai level jabatan dan departemen. Mereka harus dapat membangun hubungan kerja yang positif dan menjalin komunikasi yang baik dengan atasan, rekan kerja, klien, dan tamu kantor.

5. Keterampilan manajemen waktu

   Staff TU biasanya menangani berbagai tugas secara bersamaan. Oleh karena itu, mereka harus mampu mengelola waktu dengan baik dan menyelesaikan tugas sesuai dengan deadline yang diberikan.

6. Keterampilan organisasi

   Staff TU harus mampu mengorganisir dokumen, data, dan perlengkapan kantor dengan baik. Mereka harus dapat menyusun sistem filing yang efektif agar dokumen dan data mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

7. Kemampuan untuk teliti dan detail

   Pekerjaan Staff TU membutuhkan ketelitian dan kedetailan dalam menangani dokumen dan data. Kesalahan sekecil apapun dapat menimbulkan masalah yang serius.

8. Disiplin dan Kepercayaan Diri

   Staff TU harus bisa bekerja secara mandiri dan bertanggung jawab atas tugas yang diberikan. Mereka juga harus memiliki kepercayaan diri untuk berkomunikasi dengan orang lain dan menangani berbagai situasi yang terjadi di kantor.

9. Kemampuan belajar dan beradaptasi

   Teknologi informasi dan regulasi perkantoran terus berkembang. Oleh karena itu, Staff TU harus mampu belajar dan beradaptasi dengan perubahan tersebut agar tetap bisa bekerja secara efektif.

Jenjang Karier Staff Tata Usaha

Jenjang karir Staff Tata Usaha (TU) dapat bervariasi tergantung pada ukuran organisasi, jenis industri, dan kebijakan perusahaan. Namun, secara umum, berikut adalah beberapa jenjang karir yang dapat dicapai oleh seorang Staff TU:

1. Staff TU Junior

   Posisi awal bagi Staff TU yang baru lulus atau belum memiliki banyak pengalaman kerja. Bertanggung jawab untuk tugas-tugas dasar seperti administrasi dokumen, korespondensi, dan filing.

2. Staff TU Senior

   Memiliki lebih banyak pengalaman kerja dan keahlian yang lebih tinggi. Bertanggung jawab untuk tugas-tugas yang lebih kompleks seperti pembuatan laporan, pengelolaan data, dan koordinasi dengan berbagai departemen.

3. Supervisor TU

   Memimpin dan mengawasi tim Staff TU. Bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasional administrasi kantor. Menyusun dan menerapkan standar kerja untuk tim Staff TU.

4. Manager TU

   Memimpin dan mengelola seluruh departemen TU. Menyusun strategi dan kebijakan untuk meningkatkan efektivitas administrasi kantor. Berkoordinasi dengan manajemen senior untuk mencapai tujuan organisasi.

5. Asisten Direktur

   Memberikan dukungan administratif kepada direktur atau pejabat senior. Mengelola jadwal dan mengatur rapat. Menyiapkan laporan dan presentasi.

Kisaran Gaji Staff Tata Usaha

Kisaran gaji Staff TU di Indonesia adalah sebagai berikut:

• Staff TU Junior: Rp 2.303.345 - Rp 4.678.397 per bulan.
• Staff TU Senior: Rp 2.747.793 - Rp 5.079.963 per bulan.
• Supervisor TU: Rp 3.500.000 - Rp 6.000.000 per bulan.
• Manager TU: Rp 5.000.000 - Rp 8.000.000 per bulan.
• Asisten Direktur: Rp 6.000.000 - Rp 10.000.000 per bulan.

Gaji Staff TU di industri tertentu seperti perbankan, keuangan, dan minyak dan gas cenderung lebih tinggi dibandingkan dengan gaji Staff TU di industri lain.

Profesi yang Masih Relevan dengan Staff Tata Usaha

Berikut adalah beberapa profesi yang masih relevan dengan Staff TU:

• Asisten HR.
• Customer Service Representative.
• Virtual Assistant.