Email Follow Up setelah Interview: 3 Contoh Siap Salin

Cara follow up email setelah interview: kirim email terima kasih singkat dalam 24 jam, lalu kirim email kedua untuk menanyakan hasil hanya bila tenggat yang dijanjikan sudah lewat. Tiap email cukup punya satu tujuan, menyebut posisi dan hari interview, dan ditutup tanpa menuntut jawaban. Artikel ini membedah bagian-bagian email follow up satu per satu, dari subjek sampai tanda tangan, lalu memberi tiga contoh email lengkap siap salin. Contohnya memakai konteks pelamar content writer (penulis konten), dan bisa Anda sesuaikan dengan posisi apa pun.

Daftar isi

• Tiga email follow up setelah interview
• Anatomi email follow up: bagian demi bagian
• Contoh email terima kasih setelah interview
• Contoh email menanyakan hasil interview
• Contoh email mengirim dokumen yang diminta
• Balas di utas yang sama atau email baru?
• Kirim ke siapa bila diinterview HRD dan user?
• Pertanyaan yang sering diajukan
• Kesimpulan

Tiga Email Follow Up setelah Interview

Setelah interview, ada tiga keadaan yang membuat Anda perlu menulis email ke perusahaan. Masing-masing punya waktu kirim dan isi yang berbeda, jadi jangan digabung dalam satu email.

1. Email terima kasih, dikirim di hari yang sama atau paling lambat 24 jam setelah interview. Isinya ucapan terima kasih dan satu hal dari percakapan yang menguatkan minat Anda.
2. Email menanyakan hasil, dikirim hanya bila tenggat yang disebut pewawancara sudah lewat dan belum ada kabar. Patokan waktu tunggunya dibahas di artikel waktu tunggu dan kapan follow up setelah interview.
3. Email mengirim dokumen, dikirim secepatnya bila saat interview Anda diminta melengkapi sesuatu: contoh tulisan, portofolio, sertifikat, atau berkas lain.

Bila hasilnya sudah keluar dan Anda tidak lolos, yang dikirim bukan lagi follow up, melainkan permintaan masukan. Caranya ada di artikel cara minta feedback setelah hasil interview keluar.

Anatomi Email Follow Up: Bagian demi Bagian

Email follow up yang baik terdiri dari lima bagian. Hal yang perlu Anda tunjukkan di seluruh bagian itu sama: Anda ingat isi percakapan, masih berminat, dan menghargai waktu pembacanya. Usahakan email bisa dibaca dalam setengah menit, agar maksud Anda langsung tertangkap.

1. Subjek

Subjek menentukan apakah email Anda dikenali di antara banyak email lain. Tulis posisi, jenis email, dan nama Anda.

Contoh baik: Terima kasih atas interview posisi Content Writer - [Nama Anda]

Kesalahan umum: subjek kosong, subjek satu kata seperti "Follow up", atau subjek yang memakai huruf kapital semua dan tanda seru. Subjek seperti itu sulit dicari kembali dan mudah dianggap spam.

2. Sapaan

Sapa pewawancara dengan nama yang ia pakai saat memperkenalkan diri. Bila Anda tidak yakin ejaannya, cek tanda tangan di email undangan interview.

Contoh baik: Yth. Bapak/Ibu [nama pewawancara],

Kesalahan umum: "Dear Sir/Madam" padahal Anda tahu nama pewawancaranya, "Hai Kak" untuk perusahaan yang berkomunikasi formal, atau salah menulis nama. Nama yang salah tulis memberi kesan Anda tidak memperhatikan detail.

3. Isi

Isi cukup dua paragraf pendek. Paragraf pertama menyebut posisi dan hari interview agar pembaca langsung ingat. Paragraf kedua memuat satu hal spesifik dari percakapan, bukan pujian umum. Hal spesifik inilah yang membedakan email Anda dari email templat yang bisa dikirim siapa saja.

Contoh baik: "Penjelasan Bapak tentang rencana menambah artikel panduan produk membuat saya makin tertarik. Pengalaman saya menulis artikel how-to untuk blog toko online bisa langsung terpakai di sana."

Kesalahan umum: mengulang isi CV, meminta maaf panjang atas jawaban yang Anda rasa kurang baik, atau menulis "perusahaan Bapak/Ibu sangat luar biasa" tanpa alasan. Bila ada jawaban yang ingin Anda luruskan, cukup satu kalimat tambahan, bukan pembelaan.

4. Penutup

Penutup menegaskan minat dan membuka pintu, tanpa mendesak. Satu atau dua kalimat sudah cukup.

Contoh baik: "Bila ada informasi lain yang Bapak/Ibu perlukan dari saya, saya siap melengkapinya."

Kesalahan umum: "Mohon segera dikabari hasilnya", "Saya tunggu jawabannya hari ini", atau menyebut tawaran dari perusahaan lain sebagai tekanan. Kalimat seperti itu terdengar menuntut, padahal keputusan bisa saja belum ada di tangan pembaca email.

5. Tanda tangan

Tanda tangan memudahkan HRD menghubungi Anda tanpa membuka berkas lamaran lagi.

Contoh baik:

Hormat saya,

[Nama Anda]

Kandidat Content Writer

[nomor WhatsApp] | [tautan portofolio]

Kesalahan umum: hanya menulis nama depan, memakai alamat email yang tidak profesional (nama panggilan atau angka acak), atau mencantumkan tautan yang tidak bisa dibuka tanpa izin akses.

Contoh Email Terima Kasih setelah Interview

Kirim dalam 24 jam, saat percakapan masih segar di ingatan kedua pihak. Email ini tidak menanyakan hasil sama sekali.

Subjek: Terima kasih atas interview posisi Content Writer - [Nama Anda]

Yth. Bapak/Ibu [nama pewawancara],

Terima kasih atas waktu yang Bapak/Ibu berikan untuk interview posisi Content Writer di [nama perusahaan] [hari ini/kemarin].

Penjelasan tentang rencana tim menambah artikel panduan produk membuat saya makin yakin dengan posisi ini. Pengalaman saya menulis artikel how-to dan deskripsi produk untuk toko online bisa langsung saya pakai untuk kebutuhan tersebut.

Bila ada informasi atau contoh tulisan lain yang diperlukan, saya siap mengirimkannya.

Hormat saya,

[Nama Anda]

Kandidat Content Writer

[nomor WhatsApp] | [tautan portofolio]

Ganti kalimat di paragraf kedua dengan topik yang benar-benar dibahas di interview Anda. Bila Anda tidak ingat satu pun hal spesifik, catat dua atau tiga poin percakapan segera setelah keluar dari ruang interview atau menutup panggilan video.

Contoh Email Menanyakan Hasil Interview

Kirim email ini setelah tenggat yang dijanjikan lewat, bukan sebelumnya. Nadanya bertanya tentang perkembangan, bukan menagih keputusan.

Subjek: Re: [subjek email undangan interview]

Yth. Bapak/Ibu [nama pewawancara],

Saya [Nama Anda], kandidat Content Writer yang mengikuti interview pada [hari interview]. Saat itu Bapak/Ibu menyampaikan bahwa hasil seleksi akan dikabarkan dalam [jangka waktu yang disebut].

Saya ingin menanyakan apakah sudah ada perkembangan dari proses seleksi tersebut. Saya masih berminat dengan posisi ini dan siap mengikuti tahap berikutnya bila ada.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat saya,

[Nama Anda]

Kandidat Content Writer

[nomor WhatsApp]

Perhatikan bahwa email ini tidak bertanya "apakah saya diterima?". Pertanyaan tentang perkembangan lebih mudah dijawab, walaupun keputusannya belum final. Bila email ini juga belum dibalas, jangan mengirim ulang di hari-hari berikutnya. Beri jeda sekitar seminggu sebelum mengirim satu email terakhir, lalu berhenti.

Contoh Email Mengirim Dokumen yang Diminta saat Interview

Permintaan dokumen saat interview bisa jadi bagian dari penilaian, jadi kirim secepatnya, idealnya di hari yang sama. Sebutkan apa saja yang Anda lampirkan agar HRD tidak perlu membuka satu per satu untuk tahu isinya.

Subjek: Contoh tulisan untuk posisi Content Writer - [Nama Anda]

Yth. Bapak/Ibu [nama pewawancara],

Menindaklanjuti interview posisi Content Writer pada [hari interview], berikut contoh tulisan yang Bapak/Ibu minta:

1. Artikel panduan produk, ±800 kata (PDF terlampir)

2. Tiga deskripsi produk untuk marketplace (PDF terlampir)

3. Tautan portofolio lengkap: [tautan]

Seluruh tulisan di atas saya buat sendiri. Bila ada format lain yang lebih memudahkan, mohon kabari saya.

Hormat saya,

[Nama Anda]

Kandidat Content Writer

[nomor WhatsApp]

Sebelum menekan kirim, pastikan lampiran benar-benar terpasang dan tautan bisa dibuka tanpa login. Beri nama berkas yang jelas, misalnya "Contoh-Tulisan-[Nama Anda].pdf", bukan "final revisi 3.pdf". Bila ukuran berkas besar, kirim lewat tautan penyimpanan awan yang aksesnya terbuka untuk siapa saja yang memegang tautan.

Balas di Utas yang Sama atau Email Baru?

Patokannya: balas di utas yang sama bila email Anda masih bagian dari percakapan yang sudah ada. Email menanyakan hasil paling tepat dikirim sebagai balasan email undangan interview. Dengan begitu, HRD bisa melihat riwayatnya tanpa mencari, dan subjek otomatis memakai "Re:".

Buat email baru bila belum ada utas sebelumnya, misalnya undangan interview datang lewat WhatsApp atau telepon. Email terima kasih dan email kirim dokumen juga boleh dibuat baru dengan subjek yang jelas, karena isinya topik tersendiri. Yang perlu dihindari adalah membalas utas lama yang subjeknya sudah tidak relevan, misalnya utas pengiriman lamaran berbulan-bulan sebelumnya.

Kirim ke Siapa bila Diinterview HRD dan User?

Bila Anda menjalani dua interview, dengan HRD lalu dengan calon atasan (user), kirim email terima kasih setelah tiap tahap ke orang yang mewawancarai Anda di tahap itu. Untuk interview user, sebutkan satu hal dari percakapan dengan calon atasan, karena keputusan di tahap ini bisa ada di tangannya. Apa saja yang biasanya digali di tahap itu dibahas di artikel apa yang diuji calon atasan saat interview user.

Bila Anda tidak punya alamat email user, kirim ke HRD dan tulis satu kalimat: "Mohon sampaikan juga terima kasih saya kepada Bapak/Ibu [nama user]." Email menanyakan hasil tetap ke HRD, karena HRD yang mengatur jadwal dan kabar seleksi.

Bila tidak ada email pewawancara sama sekali, tanyakan di akhir interview: "Bila ada pertanyaan lanjutan, boleh saya menghubungi Bapak/Ibu lewat email?" Bila lupa bertanya, pakai alamat atau nomor yang dipakai untuk mengirim undangan interview.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Sudah 2 minggu tidak ada kabar hasil interview, apa yang harus dilakukan?

Bila tenggat yang dijanjikan sudah lewat dan Anda belum pernah menanyakan hasil, kirim email menanyakan hasil seperti contoh di atas. Bila sudah pernah dan tetap tidak dibalas, satu email terakhir sekitar seminggu kemudian masih wajar, setelah itu berhenti. Tidak ada kabar belum tentu berarti ditolak, karena sebagian perusahaan mengabarkan lewat WhatsApp atau telepon, jadi cek juga pesan dan panggilan tak terjawab. Sambil menunggu, tetap kirim lamaran ke tempat lain.

Lebih baik follow up lewat email atau WhatsApp?

Ikuti jalur yang dipakai perusahaan saat mengundang Anda. Bila undangan datang lewat email, follow up lewat email. Bila semua komunikasi lewat WhatsApp, kirim pesan WhatsApp yang lebih pendek dari contoh email di atas. Jangan mengirim pesan yang sama di dua jalur sekaligus.

Perlukah email follow up ditulis dalam bahasa Inggris?

Pakai bahasa yang dipakai selama proses seleksi. Bila undangan dan interview memakai bahasa Inggris, tulis email follow up dalam bahasa Inggris dengan struktur yang sama: subjek jelas, sapaan dengan nama, dua paragraf isi, penutup, dan tanda tangan.

Apa arti follow up dalam proses melamar kerja?

Follow up berarti menindaklanjuti komunikasi yang sudah berjalan, misalnya menanyakan perkembangan lamaran atau hasil interview. Penjelasan lengkapnya, termasuk follow up lamaran yang belum dibalas, ada di artikel arti dan cara follow up lamaran kerja.

Bagaimana bila email terima kasih tidak dibalas?

Itu wajar. Email terima kasih memang tidak menuntut balasan. Jangan menanyakan apakah email Anda sudah dibaca. Kirim email menanyakan hasil hanya bila tenggatnya sudah lewat.

Kesimpulan

Follow up setelah interview terdiri dari tiga email dengan tujuan berbeda: email terima kasih dalam 24 jam, email menanyakan hasil setelah tenggat lewat, dan email kirim dokumen secepatnya bila diminta. Setiap email memuat lima bagian. Subjek menyebut posisi dan nama Anda, sapaan memakai nama pewawancara, isi berupa dua paragraf dengan satu hal spesifik dari interview, penutup tidak mendesak, dan tanda tangan berisi kontak. Balas di utas undangan bila ada, kirim terima kasih ke pewawancara di tiap tahap, dan tanyakan hasil ke HRD.

Sambil menunggu kabar dari satu perusahaan, terus tambah peluang Anda. Cari lowongan kerja yang sesuai dan kirim lamaran berikutnya hari ini.