Filling Admin: Definisi, Gaji, Skill yang Diperlukan, dan Tugas Tanggung Jawabnya

Profesi filling admin di era online saat ini membutuhkan kombinasi keterampilan teknis, interpersonal, dan pengetahuan tentang keamanan data. Admin yang mampu beradaptasi dengan perubahan teknologi dan mengembangkan keahlian yang relevan akan memiliki peluang yang lebih baik untuk sukses di bidang ini.

Di era digital ini, profesi filling admin mengalami beberapa perubahan dan penyesuaian untuk mengikuti perkembangan teknologi. Dahulu, dokumen disimpan dalam bentuk fisik di lemari arsip. Sekarang, banyak dokumen disimpan secara digital dalam format elektronik seperti PDF, Word, atau spreadsheet. Hal ini membutuhkan keahlian dalam menggunakan perangkat lunak dan sistem penyimpanan digital.

Admin harus terampil dalam mengelola arsip digital, seperti menamai file dengan benar, membuat folder yang terstruktur, dan menggunakan sistem backup untuk memastikan keamanan data. Pencarian dokumen digital harus dilakukan dengan cepat dan efisien. Admin harus mengetahui cara menggunakan kata kunci yang tepat dan alat pencarian untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan.

Pengertian Filling Admin

Secara umum, "filling admin" bisa merujuk pada kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip kantor. Ini mencakup aktivitas seperti menerima, menyortir, mengklasifikasikan, menyimpan, dan menemukan kembali dokumen-dokumen penting. Dengan kata lain, seorang filling admin atau admin kearsipan memastikan dokumen terorganisir dengan baik sehingga mudah dicari dan diakses saat dibutuhkan

Tugas dan Tanggung Jawab Filling Admin

Tugas dan tanggung jawab seorang filling admin bisa bervariasi tergantung pada jenis perusahaan dan sistem pengelolaan arsip yang digunakan. Namun, secara umum, mereka memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

1. Mengelola Dokumen

   Ini termasuk menerima dokumen fisik atau elektronik dari berbagai departemen dalam perusahaan. Menyortir dokumen berdasarkan kategori, departemen, tanggal, atau kriteria lainnya yang telah ditetapkan. Memberi label pada dokumen fisik atau membuat kode/indeks pada dokumen elektronik untuk memudahkan pencarian nanti. Menyimpan dokumen fisik di lemari arsip dengan sistem yang terorganisir atau menyimpan dokumen elektronik di folder digital yang sesuai.

2. Pengawasan dan Pengarsipan

   Menjaga keamanan dokumen fisik maupun digital dari kerusakan, kehilangan, atau akses yang tidak sah. Untuk dokumen elektronik, melakukan backup data secara berkala untuk memastikan keamanan dan mencegah kehilangan data. Menerapkan prosedur pengarsipan yang telah ditetapkan perusahaan, termasuk menentukan dokumen mana yang perlu disimpan dan berapa lama masa penyimpanannya.

3. Akses dan Pencarian Dokumen

   Menanggapi permintaan dokumen dari karyawan atau pihak terkait lainnya. Mencari dokumen yang diminta secara cepat dan akurat, baik dari arsip fisik maupun digital. Membantu karyawan atau kolega dalam memahami sistem pengarsipan dan cara mencari dokumen yang mereka butuhkan.

Pada intinya, filling admin memegang peranan penting dalam memastikan kelancaran alur dokumen dan kemudahan akses informasi di sebuah perusahaan.

Latar Belakang Pendidikan Filling Admin

Latar belakang pendidikan formal yang diharapkan untuk seorang filling admin umumnya adalah Sekolah Menengah Atas (SMA) dengan jurusan Administrasi Perkantoran atau Bisnis dan Manajemen. Namun, dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin juga menerima pelamar dengan latar belakang pendidikan lain, seperti SMK jurusan Tata Kelola Kearsipan, D3 jurusan Kearsipan, D3 jurusan Sekretaris, dan S1 jurusan Administrasi Bisnis.

Skill yang Harus Dimiliki Filling Admin

Selain latar belakang pendidikan formal, beberapa hal lain yang dipertimbangkan dalam rekrutmen filling admin adalah:

1. Kemampuan Komputer

   Mampu menggunakan komputer dengan baik, termasuk Microsoft Office dan software khusus untuk pengelolaan arsip.

2. Keterampilan Organisasi

   Memiliki kemampuan organisasi yang baik untuk menjaga dokumen tetap rapi dan terstruktur.

3. Kemampuan Komunikasi

   Mampu berkomunikasi secara efektif secara lisan dan tertulis.

4. Kemampuan Interpersonal

   Memiliki kemampuan interpersonal yang baik untuk bekerja sama dengan tim dan memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna.

5. Ketelitian dan Kecepatan

   Memiliki ketelitian dan kecepatan dalam bekerja untuk memastikan dokumen diproses dengan tepat waktu dan akurat.

Jenjang Karier Filling Admin

Jenjang karier seorang filling admin bisa berkembang ke beberapa arah tergantung pada inisiatif, pengembangan diri, dan peluang yang tersedia di perusahaan. Berikut adalah jenjang kariernya:

1. Filling Admin Senior

   Dengan pengalaman dan keahlian yang meningkat, seorang filling admin bisa dipromosikan menjadi filling admin senior. Tanggung jawabnya bisa bertambah, seperti mengawasi pekerjaan admin junior, melatih karyawan baru, dan mengembangkan sistem pengarsipan perusahaan.

2. Spesialis Arsip Digital

   Di era digital, keahlian dalam pengelolaan arsip digital sangat dibutuhkan. Filling admin yang berinisiatif untuk belajar dan menguasai software serta sistem penyimpanan digital bisa beralih ke spesialisasi ini. Tanggung jawabnya bisa meliputi memastikan keamanan data, melakukan backup, dan merancang sistem pengarsipan digital yang efisien.

3. Spesialis Keamanan Data

   Seiring dengan meningkatnya kesadaran tentang keamanan data, beberapa perusahaan membutuhkan personel khusus untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan privasi data. Filling admin yang memiliki ketertarikan dan pengetahuan di bidang ini bisa mengembangkan keahlian dan beralih ke spesialisasi keamanan data.

Kisaran Gaji Filling Admin

Filling admin yang memiliki keahlian tambahan, seperti pengelolaan arsip digital atau keamanan data, berpotensi mendapatkan gaji yang lebih tinggi. Kisaran gaji untuk filling admin saat ini adalah Rp 3.000.000 - Rp. 5.000.000 per bulan untuk fresh graduate atau filling admin dengan pengalaman minimal. Dan Rp 3.500.000 - Rp. 6.000.000 per bulan untuk filling admin yang berpengalaman dan memiliki keahlian tambahan.

Profesi yang Masih Relevan dengan Filling Admin

Beberapa jabatan yang terkaitdengan filling admin adalah:

• Asisten Sekretaris.
• Staf Tata Usaha.
• Customer Service.
• Jasa Pengelolaan Arsip.