Dunia Kerja

Tips Membuat Meeting Efisien

effective-meetingAnda pernah mengalami dimana kala rapat waktu terbuang percuma karena meeting tidak efisien? Masalah yang dibahas kala rapat tak selesai-selesai, berputar-putar di situ-situ saja ataupun waktu terkuras habis membahas yang tak penting karena pembicaraan melenceng.

Belum lagi peserta meeting yang datang telat sehingga jam meeting terpaksa molor? Anda perlu cara jitu membuat meeting efisien dan berdaya-guna!

  1. Tetapkan Waktu Pasti

Anda perlu menetapkan waktu pasti kepada setiap departemen peserta meeting bahwasanya jam meeting dimulai adalah jam sekian. Tidak boleh telat dan semua harus tepat waktu. Kalau bisa tegaslah dalam bersikap dan menentukan waktu. Peserta yang datang terlambat tidak diizinkan untuk mengikuti rapat. Dan ini berlaku tanpa melihat apa jabatannya.

  1. Punya Out Line

Ya, Anda harus punya out line¸dimana saat meeting poin-poin apa saja yang akan dibahas. Dan out line ini dibagikan beberapa hari sebelum meeting dimulai. Gunanya adalah agar peserta meeting dapat mempelajari apa saja bahasan yang akan menjadi pokok diskusi saat meeting berlangsung. Sehingga tidak akan ada pembicaraan yang melantur entah kemana-mana.

  1. Notulen

Notulen rapat itu penting. Supaya ada catatan mengenai apa-apa yang dibahas dan menjadi hasil meeting. Sehingga punya arsip yang jelas, ini dilakukan supaya tidak ada ketimpangan hasil rapat. Supaya hasil rapat sama semua.

  1. Tetapkan Jam Selesai

Menetapkan jam selesainya meeting juga penting. Kalau tidak ada waktu yang pasti, bisa-bisa meeting berlama-lama di satu pokok persoalan. Padahal dalam meeting tersebut yang dibahas tidak hanya satu persoalan saja melainkan beberapa persoalan. Dengan mengetahui jam selesainya meeting maksimumnya jam berapa, peserta rapat akan tahu bagaimana mengoptimalkan waktu sehingga semua pokok persoalan dapat diselesaikan sesuai timing yang tepat.

  1. Multimedia

Terkadang ketika meeting diperlukan multimedia yang khusus untuk menunjang meeting berjalan dengan lancar. Nah, ini perlu dipersiapkan jauh-jauh hari. Jangan disitu hari H baru dipersiapkan. Tentu saja ini akan mengganggu jam meeting. Apalagi ketika salah satu peralatan tak berfungsi dengan baik.