Strategi Onboarding Karyawan Baru: Agar Produktif Sejak Hari Pertama

Jika Anda seorang HR yang aktif merekrut karyawan baru, pasti tidak asing dengan istilah onboarding. Onboarding menjadi momen yang krusial baik bagi karyawan ataupun perusahaan.  Meskipun begitu, banyak HR yang masih menganggap bahwa onboarding hanyalah bagian dari proses administrasi saja. Padahal, onboarding menjadi waktu yang krusial baik bagi karyawan ataupun perusahaan. Mengapa bisa begitu?

Data dari Bankrate menunjukkan bahwa setelah 12 bulan bekerja, 56% persen karyawan memutuskan mencari pekerjaan baru. Kondisi ini disebabkan oleh banyak kemungkinan. Termasuk di antaranya kemungkinan bahwa perusahaan belum cukup mampu memperlakukan karyawan baru sesuai dengan ekspektasi mereka.

Selama berjalannya proses onboarding, karyawan baru tidak hanya mulai mengenal tugas dan tanggung jawabnya saja, namun juga budaya perusahaan. Di waktu inilah persepsi karyawan tentang perusahaan akan terbentuk. Selain itu, onboarding juga bisa menjadi penentu bagi karyawan, apakah atasan, rekan satu tim, dan lingkungan kerja secara keseluruhan akan cocok dengannya atau tidak.

Lalu, apa saja yang dilakukan ketika onboarding? Bagaimana strategi onboarding karyawan baru agar produktif sejak hari pertama? Simak selengkapnya artikel di bawah ini!

Apa Itu Onboarding Karyawan Baru?

Onboarding merupakan serangkaian proses pengenalan perusahaan kepada karyawan yang baru bekerja. Biasanya onboarding yang berkelanjutan berlangsung selama antara 30, 60, hingga 90 hari. Proses ini meliputi beberapa tahapan:

1. Pengenalan lingkup perusahaan: Di tahap ini, karyawan baru akan dikenalkan mengenai struktur, budaya, visi, misi, hingga nilai apa saja yang dipegang perusahaan.
2. Penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab karyawan: Karyawan baru akan mendapat penjelasan seputar tugas dan tanggung jawab yang dimiliki mereka secara lengkap.
3. Pengenalan tim dan lingkungan kerja: Karyawan akan dikenalkan kepada anggota timnya dan lingkungan kerja secara keseluruhan.
4. Pelatihan dan pengembangan: Karyawan baru juga akan menerima pelatihan sebagai bekal untuk melaksanakan tugas mereka.
5. Evaluasi: Penilaian ini dilakukan secara berkala untuk mengetahui sejauh mana karyawan memahami tugas dan hal apa saja yang menjadi catatan untuk mereka selama rentang waktu tertentu.

Mengapa Onboarding Penting bagi Perusahaan?

Bagi perusahaan, proses onboarding yang berhasil akan memberikan benefit dalam jangka waktu panjang berupa kinerja yang baik dari karyawan baru. Hal itu dapat dilihat dari:

1. Peningkatan produktivitas kerja. Karyawan yang telah memahami dengan baik budaya kerja perusahaan, peran, dan tugas utama mereka, akan lebih mudah dalam melaksanakan tanggung jawab mereka. Sehingga, akan berdampak positif pada produktivitas kerja perusahaan.
2. Integrasi dengan perusahaan. Melalui tahapan pengenalan budaya, struktur, hingga visi misi perusahaan, karyawan akan lebih mengenal perusahaan dan bisa melebur di dalamnya. Sehingga selanjutnya hubungan antara karyawan dan perusahaan akan terbentuk.
3. Mengurangi biaya turnover. Dengan onboarding yang baik, maka tingkat ketahanan karyawan di dalam perusahaan akan meningkat. Dengan begitu, perusahaan dapat menekan biaya turnover untuk kebutuhan pencarian karyawan baru.

Bagaimana Menciptakan Onboarding yang Efektif?

Perlu diketahui bahwa tiap perusahan memiliki sistem onboarding yang berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Hal ini menyesuaikan manajemen dan budaya yang berlaku dari tiap perusahaan.

Berikut beberapa strategi onboarding efektif yang bisa Anda ikuti:

1. Lakukan Persiapan yang Matang

Anda dapat mempersiapan semua hal yang berkaitan dan dibutuhkan saat onboarding dari jauh hari sebelum karyawan baru masuk kerja pertama kali.

Di antara kesiapan hari pertama kerja yang bisa dilakukan adalah:

• Kesiapan administratif. Berupa dokumen-dokumen yang dibutuhkan, seperti: Kontrak Kerja yang telah disepakati, Data Karyawan (Fotokopi KTP, Kartu Keluarga, data rekening untuk kebutuhan payroll), dan Dokumen BPJS (Kesehatan dan Ketenagakerjaan), dan handbook perusahaan yang siap untuk dikenalkan kepada karyawan.
• Kesiapan kantor atau lingkungan kerja. Seperti meja, kursi, komputer/laptop dan perangkat lainnya. Di samping itu, pastikan segala sistem untuk absensi dan tools pendukung kerja lainnya telah siap untuk dipakai karyawan baru.
• Siapkan jadwal atau rangkaian kegiatan pengenalan di hari pertama kerja, meliputi perkenalan, tour kantor, hingga ice breaking. Anda perlu menginfokannya kepada karyawan terlebih dahulu mengenai agenda tersebut supaya karyawan juga dapat mempersiapkan dirinya.

Untuk hari selanjutnya, Anda bisa fokus pada pelatihan mengenai produk ataupun layanan dari perusahaan dan mulai menetapkan target yang terukur bagi karyawan.

2. Kolaborasi dengan Tim dan Leader Terkait

Selain HR yang berperan merencanakan dan bertanggung jawab onboarding secara keseluruhan, peran leader sangat dibutuhkan selama proses onboarding ini. Di tahap awal, leader dapat mendukung dengan menyiapkan briefing awal dan memperkenalkan karyawan baru ke seluruh tim.

Setelah itu, leader juga berperan memberikan contoh dari penerapan nilai-nilai perusahaan di keseharian kerjanya. Leader juga harus memastikan bahwa karyawan barunya mampu berkontribusi positif bagi perusahaan dan dapat diterima dengan baik oleh anggota tim lainnya.

Leader juga berperan dalam memberikan evaluasi, umpan balik terhadap hasil kerja karyawan baru, dan dukungan selama proses pengenalan ini.

3. Membuat Cheklist Onboarding

Cheklist onboarding bisa menjadi panduan bagi Anda untuk memantau bahwa semua aspek penting sudah dilaksanakan sekaligus menjadi alat bantu untuk mengukur kesuksesan onboarding.

Dengan acuan yang jelas, Anda dapat terhindari dari hal-hal kurang penting selama sesi onboarding. Selain itu, cheklist onboarding juga dapat membantu konsistensi perusahaan dalam menciptakan pengalaman pertama kerja yang sama bagi tiap karyawan baru.

Berikut beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan cheklist onboarding:

• Kesesuaian proses onboarding dengan kebutuhan tiap karyawan baru
• Penyampaian informasi perusahaan yang bertahap agar karyawan tidak merasa kebingungan
• Memerhatikan aspek sosial dengan tetap merangkul dan menjaga komunikasi yang lancar
• Menerima umpan balik dari karyawan baru sebagai bentuk perbaikan perusahaan

Kesalahan yang Sering Terjadi  selama Proses Onboarding

Setelah mengetahui bahwa onboarding menjadi waktu yang krusial, Anda perlu memastikan bahwa strategi untuk melaksanakannya sudah efektif atau belum.

Berikut beberapa kesalahan yang mungkin dilakukan perusahaan ketika proses onboarding:

1. Tidak Memiliki Acuan yang Jelas

Banyak perusahaan belum memiliki standar yang cukup jelas untuk menjalani proses onboarding.

Hal ini membuat kesiapan yang dilakukan terkesan seadanya atau bahkan tidak disiapkan sama sekali. Padahal, hari pertama kerja akan menciptakan pengalaman tersendiri bagi karyawan baru. Dengan memiliki acuan yang jelas, maka proses onboarding perusahaan akan memunculkan reputasi yang baik di mata pencari kerja.

Dengan memiliki acuan standar yang jelas, Anda akan lebih mudah mengarahkan karyawan yang baru pertama kali bekerja.

2. Informasi yang Berlebihan

Di hari pertama kerja, sangat wajar karyawan baru menerima banyak informasi mengenai pekerjaan. Dimulai dari hal umum seperti profil perusahaan, struktur, nilai, hingga aturan yang harus ditaati karyawan.

Walaupun semua hal itu harus dipahami oleh karyawan, hindari untuk menjelaskan semuanya dalam satu waktu. Sampaikan secara berkala, dimulai dari hal yang paling dasar, seperti jam kedatangan dan pakaian yang boleh digunakan.

Secara bertahap beri tahu informasi lanjutan, seperti SOP hingga hal-hal teknis lainnya. Dengan begitu, karyawan baru akan terhindar dari stress dan kebingungan.

3. Kurangnya Pendampingan di Awal Kerja

Ketika memulai sesuatu, sangat wajar jika tidak mengetahui banyak hal. Di sinilah pentingnya peran pendampingan ketika awal masuk kerja. Dengan pendampingan, komunikasi akan menjadi lebih terbuka dan akan terhindar dari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi di awal kerja.

Selain itu, pendampingan di awal kerja juga akan meminimalisir perasaan kurang percaya diri pada hasil kerja dan perasaan merasa sendirian di tempat kerja.

Proses ini juga merupakan bentuk dukungan berkelanjutan perusahaan terhadap karyawan sekaligus komitmen dalam menjamin perkembangan karier mereka.

Kesimpulan

Proses onboarding tidak bisa dipandang hanya bagian dari keperluan administratif semata, melainkan sebuah fundamental yang harus benar-benar diperhatikan oleh perusahaan. Proses inilah yang akan menentukan perjalanan karier kandidat ke depan.

Untuk mencapai onboarding yang efektif diperlukan persiapan yang cukup kompleks. Dimulai dari kelengkapan administratif, peralatan kerja, hingga kesiapan sistem dan tools lainnya. Di samping itu, kehadiran leader juga sangat dibutuhkan demi tercapainya tujuan onboarding.

Saat ini, masih banyak perusahaan yang belum mempersiapkan proses onboarding sebaik mungkin. Padahal, dengan acuan standar proses onboarding yang jelas dan terstruktur, akan memunculkan persepsi perusahaan yang baik di mata karyawan. Jika Anda ingin memiliki pengalaman menghandle onboarding profesional, saat ini beberapa perusahaan sedang membuka lowongan untuk posisi HR Generalis.

Dengan penyampaian informasi yang tertata dan pendampingan di masa awal kerja, akan sangat membantu mengurangi kebingungan karyawan baru.

Jika Anda sedang butuh kandidat dalam waktu cepat, dan fitur yang mudah, segera pasang iklannya di Loker