Procurement : Definisi, Gaji, Skill yang Diperlukan, dan Tugas Tanggung Jawabnya

Teknologi baru seperti kecerdasan buatan (AI), blockchain, dan robotika sedang mengubah cara kerja procurement. Para profesional procurement perlu beradaptasi dengan teknologi baru ini dan memanfaatkannya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Pengertian Procurement

Procurement adalah sebuah profesi yang berkaitan dengan proses perolehan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Profesi procurement adalah profesi yang berkembang pesat dengan banyak peluang karir. Para profesional procurement yang sukses di masa depan harus memiliki kombinasi keterampilan yang tepat, termasuk kemampuan analitis, komunikasi, negosiasi, manajemen proyek, dan pengetahuan tentang teknologi.

Tugas dan Tanggung Jawab Procurement

Tugas dan tanggung jawab seorang procurement professional, yang dikenal sebagai procurement officer, procurement specialist, atau buyer, bisa bervariasi tergantung pada perusahaan dan industrinya. Namun, secara umum, tugas dan tanggung jawab mereka dapat dikategorikan sebagai berikut:

1. Menganalisis kebutuhan

   Mengidentifikasi dan memahami kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

2. Menyusun strategi pengadaan

   Mengembangkan strategi pengadaan yang efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

3. Membuat rencana pengadaan

   Menyusun rencana pengadaan yang terperinci, termasuk jadwal, anggaran, dan spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan.

4. Memilih metode pengadaan

   Memilih metode pengadaan yang tepat, seperti tender, negosiasi langsung, atau e-procurement.

5. Menentukan sumber pengadaan

   Mencari dan mengevaluasi sumber pengadaan yang potensial, seperti pemasok, distributor, dan agen.

6. Menegosiasikan harga dan persyaratan

   Melakukan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dan persyaratan kontrak yang menguntungkan bagi perusahaan.

7. Menyusun dan meninjau kontrak

   Menyusun dan meninjau kontrak pengadaan dengan pemasok untuk memastikan bahwa semua persyaratan terpenuhi.

8. Memantau dan mengelola kontrak

   Memantau dan mengelola kontrak pengadaan dengan pemasok untuk memastikan bahwa mereka mematuhi semua persyaratan.

9. Membuat pesanan pembelian

   Membuat pesanan pembelian kepada pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan.

10. Memantau dan melacak pesanan

    Memantau dan melacak pesanan pembelian dengan pemasok untuk memastikan bahwa mereka dikirimkan tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi.

11. Menangani masalah

    Menangani masalah yang terkait dengan pesanan pembelian, seperti keterlambatan pengiriman, ketidaksesuaian produk, dan cacat produk.

12. Membangun dan memelihara hubungan dengan vendor

    Membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan vendor untuk memastikan kelancaran supply chain.

13. Menilai kinerja vendor

    Menilai kinerja vendor secara berkala untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar perusahaan.

14. Mengembangkan dan menerapkan program pengembangan vendor

    Mengembangkan dan menerapkan program pengembangan vendor untuk membantu vendor meningkatkan kinerja mereka.

Latar Belakang Pendidikan Procurement

Pendidikan yang relevan untuk profesi procurement bervariasi tergantung pada persyaratan spesifik dari perusahaan dan industrinya. Namun, secara umum, beberapa latar belakang pendidikan yang paling umum untuk profesi procurement adalah:

1. Bisnis

   Sarjana Administrasi Bisnis (S1) dengan fokus pada manajemen rantai pasokan, logistik, atau pembelian. Sarjana Manajemen Bisnis (S1) dengan fokus pada pengadaan, pembelian, atau kontrak. Magister Administrasi Bisnis (MBA) dengan fokus pada manajemen rantai pasokan, logistik, atau pembelian.

2. Teknik

   Sarjana Teknik Industri (S1) dengan fokus pada manajemen rantai pasokan, logistik, atau operasi. Sarjana Teknik Informatika (S1) dengan fokus pada sistem informasi manajemen (SIM) atau teknologi informasi (TI). Magister Teknik Industri (M.T.I.) dengan fokus pada manajemen rantai pasokan, logistik, atau operasi.

3. Ekonomi

   Sarjana Ekonomi (S1) dengan fokus pada ekonomi makro, ekonomi mikro, atau perdagangan internasional. Sarjana Ekonomi Manajemen (S1) dengan fokus pada manajemen keuangan, manajemen operasi, atau manajemen rantai pasokan. Magister Ekonomi (M.Ec.) dengan fokus pada ekonomi internasional, keuangan internasional, atau manajemen rantai pasokan.

4. Hukum

   Sarjana Hukum (S1) dengan fokus pada hukum kontrak, hukum bisnis, atau hukum ketenagakerjaan. Magister Hukum (LL.M.) dengan fokus pada hukum internasional, hukum perdagangan, atau hukum ketenagakerjaan.

Skill yang Harus Dimiliki Procurement

Untuk menjadi seorang procurement yang sukses, ada beberapa keterampilan yang harus dimiliki:

1. Kemampuan Analitis

   Procurement dituntut untuk menganalisis data kebutuhan perusahaan, harga dari vendor, dan tren pasar untuk membuat keputusan yang tepat. Keterampilan ini mencakup kemampuan menggunakan spreadsheet, database, dan software analitik lainnya.

2. Keterampilan Negosiasi

   Negosiasi harga dan persyaratan kontrak dengan vendor merupakan tugas penting seorang procurement. Keterampilan ini mencakup kemampuan membangun hubungan baik, memahami kebutuhan vendor, dan mencari solusi win-win.

3. Keahlian Kontrak

   Kemampuan untuk memahami, menyusun, dan meninjau kontrak pengadaan secara detail sangat penting. Ini memastikan semua persyaratan terpenuhi dan melindungi kepentingan perusahaan.

4. Pengetahuan Manajemen Rantai Pasokan

   Memahami keseluruhan proses rantai pasokan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pengiriman barang, penting untuk mengoptimalisasi proses pengadaan.

5. Kemampuan Menggunakan Teknologi

   Penguasaan teknologi pengadaan dan manajemen rantai pasokan, seperti e-procurement dan sistem informasi manajemen (SIM), dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.

6. Komunikasi Efektif

   Kemampuan berkomunikasi secara jelas dan persuasif dengan berbagai pihak, seperti internal (atasan, tim keuangan) dan eksternal (vendor, pemasok), sangat penting.

7. Keterampilan Interpersonal

   Membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan vendor dan pemangku kepentingan lainnya sangat penting untuk memastikan kelancaran proses pengadaan.

8. Kemampuan Memecahkan Masalah

   Procurement harus mampu mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang muncul selama proses pengadaan, seperti keterlambatan pengiriman atau ketidaksesuaian produk.

9. Pengambilan Keputusan

   Membuat keputusan yang tepat dan tepat waktu berdasarkan informasi yang tersedia sangat penting, terutama dalam situasi yang penuh tekanan.

10. Adaptasi dan Kemampuan Belajar

    Dunia procurement terus berkembang dengan teknologi baru dan praktik terbaik. Seorang procurement yang sukses harus beradaptasi dengan perubahan ini dan terus belajar sepanjang kariernya.

11. Integritas dan Etika

    Procurement harus menjunjung tinggi integritas dan etika dalam semua proses pengadaan untuk menghindari konflik kepentingan dan korupsi.

Jenjang Karier Procurement

Jenjang karier dalam bidang procurement menawarkan berbagai peluang menarik bagi profesional yang ingin berkontribusi pada kelancaran operasi dan kesuksesan bisnis. Berikut beberapa jenjang karier umum yang dapat dicapai dalam bidang ini:

1. Procurement Specialist/Analyst

   Bertanggung jawab untuk tugas-tugas dasar seperti penelitian pasar, sourcing vendor, dan pemrosesan pesanan pembelian.

2. Junior Buyer

   Membantu buyer senior dalam proses pengadaan, termasuk negosiasi harga dan manajemen vendor.

3. Contract Specialist

   Bertanggung jawab untuk penyusunan, negosiasi, dan review kontrak pengadaan.

4. Buyer

   Memimpin proses pengadaan untuk kategori barang dan jasa tertentu, bertanggung jawab atas negosiasi harga, sourcing vendor, dan manajemen kontrak.

5. Procurement Manager

   Mengelola tim procurement, mengembangkan strategi pengadaan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi.

6. Category Manager

   Bertanggung jawab atas pengadaan kategori produk atau layanan tertentu, mengoptimalkan strategi pengadaan untuk mencapai target biaya dan kualitas.

7. Senior Procurement Manager

   Memimpin fungsi procurement secara keseluruhan, mengembangkan strategi pengadaan jangka panjang, dan mengelola hubungan dengan stakeholders senior.

8. Director of Procurement

   Melaporkan kepada Chief Procurement Officer (CPO), bertanggung jawab atas strategi pengadaan global, dan memastikan alignment dengan tujuan bisnis.

9. Chief Procurement Officer (CPO)

   Pemimpin tertinggi dalam fungsi procurement, bertanggung jawab atas strategi pengadaan secara keseluruhan, kinerja tim, dan reputasi perusahaan.

Kisaran Gaji Procurement

Gaji procurement di Indonesia bervariasi tergantung pada beberapa faktor, seperti:

1. Tingkat Jabatan

   Semakin tinggi tingkat jabatan, semakin tinggi pula gajinya.

2. Lokasi

   Gaji procurement di kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, dan Medan umumnya lebih tinggi daripada di kota-kota kecil.

3. Industri

   Gaji procurement di industri tertentu, seperti minyak dan gas, pertambangan, dan keuangan, umumnya lebih tinggi daripada di industri lain.

4. Pengalaman dan Keterampilan

   Procurement dengan pengalaman dan keterampilan yang lebih tinggi umumnya mendapatkan gaji yang lebih tinggi.

5. Pendidikan

   Procurement dengan pendidikan yang lebih tinggi, seperti S1 atau S2, umumnya mendapatkan gaji yang lebih tinggi.

Berdasarkan rangkuman data terkini, berikut adalah kisaran gaji procurement di Indonesia:

• Procurement Specialist/Analyst Rp 5.500.000 - Rp 8.130.000.
• Buyer Rp 7.500.000 - Rp 12.000.000.
• Procurement Manager Rp 13.500.000 - Rp 16.500.000.
• Senior Procurement Manager Rp 18.000.000 - Rp 25.000.000.
• Director of Procurement Rp 25.000.000 - Rp 40.000.000.
• Chief Procurement Officer (CPO) Rp 50.000.000 - Rp 100.000.000.

Profesi yang Masih Relevan dengan Procurement

Selain profesi-profesi di atas, beberapa profesi lain yang juga relevan dengan procurement di masa depan:

• Data Analyst.
• Supply Chain Specialist.
• Project Manager.
• Sustainability Specialist.