Admin Purchasing : Definisi, Gaji, Skill yang Diperlukan, dan Tugas Tanggung Jawabnya

Admin Purchasing memang sekilas terlihat mirip dengan profesi admin lainnya, namun ada perbedaan mendasar di ranah tugas dan tanggung jawab mereka. Admin Purchasing berfokus pada pada pengelolaan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Jenis admin lain memiliki fokus yang lebih luas, bisa terkait tugas administratif umum, dukungan operasional kantor, atau departemen tertentu. Meski begitu, lingkup admin tetap sama-sama menuntut ketelitian, kemampuan komunikasi, dan organisasi yang baik untuk menunjang kelancaran operasional perusahaan.

Pengertian Admin Purchasing

Admin Purchasing, atau yang sering disebut sebagai petugas pengadaan barang atau administrator pembelian, adalah individu yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan proses pembelian barang atau jasa dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Mereka berperan penting dalam menjamin ketersediaan stok barang yang dibutuhkan perusahaan secara tepat waktu, dalam jumlah yang mencukupi, dan dengan harga yang kompetitif.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing

Tanggung jawab utama seorang Admin Purchasing dapat meliputi:

1. Identifikasi Kebutuhan

   Bekerja sama dengan departemen lain, seperti departemen produksi atau departemen pengembangan produk, untuk mengidentifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan. Mereka harus memahami kebutuhan ini dengan baik sebelum memulai proses pembelian.

2. Mencari dan Membandingkan Vendor

   Mencari calon pemasok (vendor) yang dapat menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan. Admin Purchasing biasanya melakukan perbandingan harga dan kualitas dari beberapa vendor sebelum memilih yang terbaik.

3. Membuat Purchase Order (PO)

   Setelah memilih vendor, Admin Purchasing akan membuat purchase order (PO). PO adalah dokumen resmi yang ditujukan kepada vendor yang berisi rincian pesanan, termasuk jenis barang, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.

4. Memproses dan Melacak Pesanan

   Melakukan follow-up dengan vendor untuk memastikan pesanan diproses sesuai kesepakatan. Mereka juga harus melakukan penerimaan barang dan mengecek kesesuaian dengan pesanan.

5. Memproses Pembayaran

   Setelah barang diterima dan diverifikasi kesesuaiannya, Admin Purchasing akan memproses pembayaran kepada vendor. Biasanya mereka bekerja sama dengan departemen keuangan untuk mengelola pembayaran ini.

6. Administrasi Pembelian

   Selain tugas-tugas di atas, Admin Purchasing juga bertanggung jawab untuk mengelola administrasi pembelian. Ini termasuk menyimpan arsip purchase order, faktur, dan dokumen pembelian lainnya.

Latar Belakang Pendidikan Admin Purchasing

Untuk menjadi seorang Admin Purchasing yang sukses, tidak ada jurusan khusus yang diwajibkan. Namun, beberapa latar belakang pendidikan dianggap lebih relevan dan dapat memberikan keunggulan dalam memahami konsep dan tugas-tugas yang dibutuhkan dalam pekerjaan ini. Misalnya Diploma/Sarjana Administrasi Bisnis (AB) dengan Fokus Pembelian. Jurusan ini memberikan pemahaman yang mendalam tentang prinsip-prinsip manajemen pembelian dan praktik bisnis secara umum.

Kemudian ada juga Diploma/Sarjana Akuntansi. Jurusan ini memberikan pemahaman tentang prinsip-prinsip akuntansi dan keuangan, yang sangat penting untuk mengelola anggaran pembelian dan melakukan pembayaran kepada vendor.

Skill yang Harus Dimiliki Admin Purchasing

Untuk menjadi seorang Admin Purchasing yang kompeten, tidak hanya pendidikan yang relevan diperlukan, tetapi juga berbagai keterampilan (skill) yang penting dikuasai. Berikut beberapa skill yang wajib dimiliki oleh seorang Admin Purchasing:

1. Pengetahuan tentang proses pembelian

   Memahami alur pembelian perusahaan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga proses pembayaran kepada vendor.

2. Kemampuan menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

   Banyak perusahaan menggunakan sistem ERP untuk mengelola proses bisnis, termasuk pembelian. Admin Purchasing harus mampu menggunakan sistem ini untuk melakukan aktivitas pembelian secara efisien.

3. Kemampuan menggunakan spreadsheet

   Menguasai program spreadsheet seperti Microsoft Excel sangat dibutuhkan untuk mengelola data pembelian, membuat perbandingan harga, dan menyusun laporan.

4. Kemampuan menggunakan e-procurement

   Semakin banyak perusahaan yang melakukan pembelian secara online melalui platform e-procurement. Admin Purchasing harus terbiasa menggunakan platform ini untuk mencari supplier dan melakukan transaksi pembelian.

5. Komunikasi yang efektif

   Admin Purchasing harus mampu berkomunikasi dengan jelas dan tepat dengan berbagai pihak, seperti departemen lain, vendor, dan tim keuangan. Kemampuan mendengar dengan baik juga sangat penting.

Jenjang Karier Admin Purchasing

Karier sebagai Admin Purchasing memiliki jenjang karier yang jelas. Dengan kinerja yang baik dan pengembangan diri secara berkelanjutan, Anda bisa mencapai posisi yang lebih tinggi dalam departemen pembelian atau rantai pasokan perusahaan. Berikut contoh jenjang karier yang mungkin ditempuh:

1. Admin Purchasing

   Posisi awal dalam jenjang karier ini. Tugas utama Anda adalah **menangani aktivitas pembelian sehari-hari, seperti menerima permintaan pembelian, mencari vendor, membuat purchase order (PO), dan melakukan follow-up pesanan.

2. Purchasing Officer

   Setelah beberapa tahun bekerja sebagai Admin Purchasing dengan pencapaian yang baik, Anda bisa dipromosikan menjadi Purchasing Officer. Selain menangani tugas-tugas Admin Purchasing, Anda juga akan memiliki tanggung jawab yang lebih besar, seperti negosiasi harga dengan vendor dan mengembangkan strategi pembelian.

3. Senior Purchasing Officer

   Dengan pengalaman dan keahlian yang semakin meningkat, Anda bisa dipromosikan menjadi Senior Purchasing Officer. Anda akan memimpin tim pembelian dan berperan dalam pengambilan keputusan strategis di bidang pembelian.

4. Purchasing Manager/Supply Chain Manager

   Puncak karier di departemen pembelian biasanya adalah Purchasing Manager atau Supply Chain Manager. Anda akan bertanggung jawab secara keseluruhan atas fungsi pembelian dan rantai pasokan perusahaan. Tugas Anda termasuk mengelola anggaran pembelian, mengembangkan hubungan dengan vendor, dan meningkatkan efisiensi proses pembelian.

Kisaran Gaji Admin Purchasing

Kisaran gaji Admin Purchasing bisa direntang Rp 3.426.000 hingga Rp 4.156.000 per bulan. Kisaran ini berlaku untuk pekerjaan sebagai Admin Purchasing tingkat awal dengan pengalaman sedikit atau tanpa pengalaman. Sedangkan untuk rentang Rp 3.900.000 hingga Rp 5.000.000 per bulan berlaku untuk pekerjaan sebagai Admin Purchasing dengan pengalaman beberapa tahun dan keahlian yang lebih baik.

Profesi yang Masih Relevan dengan Admin Purchasing

Selain itu, keterampilan yang dimiliki oleh Admin Purchasing juga dapat diaplikasikan dalam beberapa profesi lain, seperti:

• Purchasing Specialist.
• Supply Chain Analyst.
• Procurement Manager.