Admin Document Control

PT. Son Duct Sejahtera - kontraktor nasional bidang Mechanical & Electrical dengan spesialisasi HVAC & Ducting - membuka lowongan Admin Document Control untuk penempatan di Proyek GAIA.

Posisi ini memegang seluruh lalu lintas dokumen proyek: shop drawing, method statement, material submittal, RFI/RFA, transmittal, dan laporan. Sebagian besar dokumen dan korespondensi di proyek ini berbahasa Inggris, sehingga kemampuan bahasa Inggris tulis dan baca adalah syarat utama, bukan nilai tambah.

Posisi ini bukan untuk penginput data. Kami mencari orang yang dapat memegang register dokumen sendiri, tahu dokumen mana yang belum kembali, dan mengejarnya tanpa perlu diingatkan.

• Mengelola register dokumen proyek: penomoran, nomor revisi, status approval, dan tanggal terbit
• Menyiapkan dan mengirim transmittal ke main contractor/konsultan, lalu memantau dan menagih dokumen yang belum disetujui
• Menyusun dan merapikan dokumen menggunakan Microsoft Word & Excel (method statement, laporan harian/mingguan, daftar material, checklist)
• Membaca dan menyusun korespondensi serta dokumen proyek berbahasa Inggris (submittal, RFI/RFA, email)
• Mencetak, menggandakan, dan mendistribusikan gambar kerja termasuk file CAD (AutoCAD) - cukup untuk mencetak, tidak perlu bisa menggambar
• Memastikan hanya revisi terbaru yang beredar di lapangan, serta menarik dan menandai dokumen yang sudah superseded
• Mengarsip dokumen soft copy dan hard copy secara rapi dan mudah ditelusuri
• Menyiapkan berkas pendukung untuk progress claim, serah terima, dan dokumen as-built
• Membantu kebutuhan administrasi harian tim proyek

• Pendidikan minimal SMA/SMK/STM sederajat
• Pengalaman minimal 2 tahun sebagai Document Control atau Admin Proyek di proyek konstruksi/MEP - ini syarat wajib
• Mampu berbahasa Inggris: membaca dokumen teknis dan menulis email/transmittal sederhana dengan benar
• Mahir Microsoft Excel (sortir, filter, format tabel, rumus dasar untuk document register) dan Microsoft Word (format surat dan laporan)
• Mampu membuka dan mencetak file/gambar CAD (AutoCAD)
• Sangat teliti terhadap nomor dokumen dan nomor revisi - paham bahwa gambar revisi lama yang terlanjur dipakai di lapangan berakibat pekerjaan bongkar ulang
• Rapi, disiplin dalam pengarsipan, dan berani follow-up dokumen ke pihak lain dengan sopan namun tegas
• Bersedia ditempatkan di lokasi proyek dan dapat mulai bekerja segera
• Nilai tambah: pengalaman di proyek data center/HVAC/MEP, terbiasa dengan dokumen QA/QC (ITP, material approval), pernah memakai sistem dokumen terstruktur (Aconex, Procore, SharePoint), dan terbiasa memanfaatkan AI untuk merapikan dokumen
• sertakan satu paragraf singkat dalam bahasa Inggris yang menjelaskan pengalaman document control Anda - dokumen apa yang Anda pegang, dan bagaimana Anda memastikan revisi terbaru sampai ke lapangan. Lamaran tanpa paragraf tersebut tidak kami proses.