Personal Assistant / Secretary

PT Pancarona Mitra Abadi membuka kesempatan bagi tenaga profesional yang andal untuk bergabung sebagai Sekretaris Perusahaan / Direksi (Corporate Secretary). Posisi ini akan berbasis penuh di Kantor Pusat dan bertanggung jawab langsung dalam mengelola seluruh administrasi kesekretariatan, pengarsipan dokumen legalitas hukum perusahaan, penyusunan surat-menyurat resmi, serta mendukung kelancaran agenda kerja harian Direksi.

Kami mencari kandidat yang memiliki kemampuan komunikasi yang unggul, berpenampilan rapi, berwawasan bisnis luas, dinamis, serta memiliki tingkat kerahasiaan dan integritas yang tinggi dalam menjaga data finansial maupun legal korporasi.

• Manajemen Agenda Direksi: Mengatur, menjadwalkan, dan mengonfirmasi seluruh agenda pertemuan bisnis, perjalanan dinas, serta jadwal rapat (online/offline) Direktur Utama dengan pihak eksternal maupun internal.
• Notulensi Rapat & Dokumen: Menghadiri rapat koordinasi penting perusahaan, menyusun Notulen Rapat (Minutes of Meeting) secara rapi, serta menyebarkan hasil keputusan rapat kepada departemen terkait (seperti tim Finance, Procurement, dan Site Lapangan).
• Korespondensi Bisnis: Menyusun, memeriksa, dan mengarsipkan surat keluar-masuk resmi korporasi, draf perjanjian kerja sama, memo internal, serta draf penawaran harga/faktur komersial.
• Pengarsipan Legalitas Hukum: Mengelola, memantau masa berlaku, dan merapikan seluruh dokumen legalitas hukum perusahaan (Akta Pendirian, NIB, SKDU, Sertifikat Badan Usaha/SBU, dan berkas perizinan kantor cabang) di dalam folder arsip digital terpusat.
• Filter Komunikasi Pihak Luar: Menjadi pintu gerbang pertama komunikasi korporat dalam menyaring, menerima, dan meneruskan panggilan telepon, email, atau kunjungan tamu penting sebelum diteruskan kepada Direksi.
• Mendukung Administrasi Kantor: Berkoordinasi dengan General Affair (GA) untuk pemenuhan kebutuhan operasional harian manajemen kantor pusat (ATK, inventaris, dan kebutuhan rapat direksi).

• Pendidikan: Minimal D3 / S1 Jurusan Sekretaris, Administrasi Perkantoran, Hubungan Internasional, Hukum, atau Ilmu Komunikasi.
• Pengalaman: Minimal 2 tahun sebagai Sekretaris Direksi / Sekretaris Perusahaan di industri korporasi (pengalaman di bidang konstruksi menjadi nilai tambah).
• Keahlian Utama: Mahir mengoperasikan Microsoft Office (Word, PowerPoint) dan Google Workspace (Google Docs, Google Sheets, Google Drive) untuk keperluan penyusunan laporan presentasi dan pengarsipan data digital.
• Kemampuan Bahasa: Wajib menguasai Bahasa Indonesia yang baik dan benar (formal), serta memiliki kemampuan korespondensi lisan dan tertulis dalam Bahasa Inggris (minimal tingkat menengah).
• Karakter: Memiliki kepribadian yang profesional, berpenampilan menarik/rapi, komunikatif, mampu menjaga kerahasiaan informasi internal perusahaan (high confidentiality), dan adaptif terhadap dinamika bisnis.