Asisten Eksekutif

Posisi ini memadukan kebebasan kerja remote (dari rumah) dan profesionalisme lapangan. Ritme kerja Anda akan sangat bergantung pada fase proyek perusahaan

• Fase Administratif (Remote / WFH): Saat tidak ada jadwal pertemuan klien, Anda akan bekerja secara penuh dari jarak jauh. Tugas Anda meliputi pengelolaan kalender pimpinan, mengatur jadwal rapat, mengoordinasikan komunikasi internal/eksternal, serta merapikan arsip dokumen digital proyek klien.
• Fase Eksekusi Proyek (Mobile / On-site): Jika perusahaan sedang dalam fase closing kontrak atau peninjauan proyek, Anda diwajibkan untuk mobile. Anda harus siap bertindak sebagai representasi perusahaan untuk mewakili pimpinan dalam meeting penting, menemui klien, atau menghadiri acara industri di area Jabodetabek.
• Masa Evaluasi & Pelatihan (Shadowing): Pada bulan-bulan pertama (masa probation), Anda akan sering mendampingi pimpinan (shadowing) dalam berbagai meeting tatap muka dengan klien. Tujuannya agar Anda dapat mempelajari langsung standar presentasi, cara negosiasi, dan pelayanan perusahaan sebelum diberikan wewenang penuh di lapangan.
• Batasan Wewenang: Anda bertindak sebagai jembatan komunikasi yang solid dan representatif. Namun, seluruh keputusan strategis, kesepakatan final, dan persetujuan akhir dari meeting klien tetap berada sepenuhnya di tangan pimpinan.
• Manajemen Kalender & Agenda: Mengelola jadwal pimpinan secara efisien, mengatur agenda rapat (online maupun offline), dan menyortir komunikasi/email yang masuk.
• Komunikasi Klien: Menjadi narahubung (point of contact) yang profesional untuk merespons klien, mengatur jadwal meeting, dan menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis.
• Administrasi & Dokumen: Menyusun, merapikan, dan memastikan pengarsipan dokumen digital (seperti proposal, draf kontrak, dan laporan proyek) tertata dengan rapi di cloud storage.
• Representasi Lapangan: Hadir mewakili perusahaan atau mendampingi pimpinan dalam agenda pertemuan dengan klien, presentasi, atau peninjauan proyek di lapangan.
• Notulensi & Tindak Lanjut: Mencatat hasil rapat (minutes of meeting) secara akurat dan memastikan poin-poin kesepakatan ditindaklanjuti (follow-up) kepada pimpinan maupun pihak terkait.
• Dukungan Operasional Proyek: Membantu pimpinan memantau garis waktu (timeline) dari berbagai proyek digital klien agar penyampaian informasi dan komunikasi berjalan lancar.

1. Perempuan, pendidikan minimal S1 dari berbagai jurusan.
2. Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun di bidang Asisten Eksekutif, Sekretaris, atau Administrasi Bisnis akan menjadi nilai tambah.
3. Memiliki kemampuan belajar yang cepat (fast learner), karena teknologi di perusahaan kami sangat beragam dan Anda diharapkan mampu memahami pemahaman dasarnya.
4. Fasih dan cakap dalam menggunakan perangkat kerja digital: Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook) dan Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Meet).
5. Memiliki mentalitas pekerja lepas (remote worker) yang sangat mandiri, disiplin waktu, dan memiliki kepekaan detail (detail-oriented) meski tanpa pengawasan fisik langsung.
6. Memiliki kemampuan komunikasi interpersonal yang sangat baik, luwes, tangguh, dan memiliki kepercayaan diri tinggi saat berhadapan langsung dengan klien.
7. Ketentuan Mobilitas: Memiliki fleksibilitas jadwal operasional. Bersedia melakukan mobilitas di area Jabodetabek, serta terbuka untuk perjalanan dinas ke luar kota (termasuk menginap, dengan akomodasi ditanggung penuh oleh perusahaan) apabila proyek klien mengharuskannya.