Project Admin

Perusahaan kami bergerak dibidang Instalasi keamanan, saat ini membutuhkan tenaga Admin Proyek untuk kegiatan operasional proyek. Bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administratif, koordinasi, dan dokumentasi yang penting bagi kelancaran eksekusi proyek. Memastikan bahwa semua proses administratif berjalan efisien, komunikasi terdokumentasi dengan baik, dan tim proyek dapat fokus pada tugas-tugas inti mereka.

• Membuat, mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan semua dokumentasi proyek (e.g., charter, rencana, laporan, matriks, manual).
• Mempersiapkan agenda, mencatat minutes of meeting (MoM) dalam rapat-rapat proyek, dan mendistribusikan tindak lanjutnya.
• Mengelola sistem penyimpanan dokumen (baik fisik maupun digital/DMS) untuk memastikan semua file terorganisir, terkini, dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
• Membuat dan mengelola purchase order (PO), serta melacak anggaran operasional proyek.
• Membantu Manajer Proyek dalam menyusun dan memelihara jadwal proyek
• Berkomunikasi dengan vendor, klien, dan stakeholder internal untuk mengoordinasikan pengiriman, pertemuan, dan kebutuhan logistik.
• Bertindak sebagai titik kontak utama untuk pertanyaan administratif terkait proyek.
• Memastikan komunikasi proyek mengalir dengan lancar di antara anggota tim dan departemen.
• Mengelola distribusi informasi dan pemberitahuan penting kepada semua stakeholder.
• Mengatur perjalanan dan akomodasi untuk anggota tim proyek jika diperlukan.

• Pengalaman minimal 1-2 tahun sebagai Admin Proyek, Koordinator Proyek, atau peran administrasi yang mendukung manajemen proyek.
• Mahir dalam menggunakan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Keterampilan Excel yang kuat (pivot table, vlookup) sangat dihargai.
• Kemampuan organisasi yang sangat baik dan perhatian yang tinggi terhadap detail.
• Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik.
• Kemampuan untuk bekerja secara efektif dengan berbagai orang, termasuk tim teknis, manajemen, dan klien.
• Berdomisili di Bekasi.